CONSULTA
“Impresión de libros contables de Notarias:
Soy Contadora Publica y cuando asumí mis funciones observo que el contador anterior inicio la impresión de libros contables (registrados previamente en la DIAN) con los registros contables desde el 2024, pero el notario esta nombrado y en ejercicio desde el 2023 por tanto los libros contables debieron iniciar con los registros del año 2023. (…)”
RESUMEN:
La contabilidad de las notarías debe llevarse desde el momento en que exista obligación legal de hacerlo y se generen hechos económicos susceptibles de reconocimiento contable, reflejando de manera continua, íntegra y cronológica las operaciones y hechos económicos correspondientes a los períodos respecto de los cuales exista dicha obligación. En consecuencia, los libros de contabilidad deben incorporar los registros de todos los períodos involucrados, con el fin de preservar la integridad, trazabilidad y completitud de la información financiera.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Sin perjuicio de las competencias de inspección y vigilancia atribuidas a la Superintendencia de Notariado y Registro respecto de los sistemas de contabilidad notarial, este Consejo se pronuncia exclusivamente sobre los aspectos técnico-contables relacionados con la llevanza, integridad y conservación de los libros de contabilidad.
El contador anterior inició la impresión de libros contables (registrados previamente en la DIAN) con los registros contables desde el 2024, pero el notario esta nombrado y en ejercicio desde el 2023 por tanto los libros contables debieron iniciar con los registros del año 2023.
De conformidad con el artículo 48 del Código de Comercio, los hechos económicos deben documentarse y registrarse en los libros de contabilidad de manera cronológica y completa. Así mismo, el Anexo 6-2019 del Decreto 2270 de 2019, compilado en el Decreto Único Reglamentario – DUR 2420 de 2015, contiene directrices relacionadas con soportes, comprobantes y libros de contabilidad, orientadas a garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de la información contable.
Adicionalmente, el artículo 14 del Decreto 1347 de 1970 dispone que los notarios deberán llevar libros de contabilidad debidamente numerados, foliados y registrados ante la Administración de Hacienda (hoy día, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, conforme se indicó en el concepto CTCP 0425 del 28 de diciembre de 2024).
Así mismo, el Decreto 1347 de 1970 “por el cual se organiza la Superintendencia de Notariado y Registro”, asigna a dicha entidad funciones relacionadas con aspectos administrativos y de supervisión sobre los sistemas de contabilidad notarial.
En ese contexto, la obligación de llevar contabilidad comprende el registro de los hechos económicos desde el momento en que dicha obligación exista y se desarrollen operaciones susceptibles de reconocimiento contable. Por tanto, los libros de contabilidad deben incorporar de manera cronológica e íntegra la totalidad de las operaciones y hechos económicos correspondientes a todos los períodos respecto de los cuales exista obligación de llevar contabilidad, preservando la trazabilidad y completitud de la información financiera.
En consecuencia, si la notaría desarrolló operaciones y hechos económicos sujetos a reconocimiento contable en un determinado período, dichos registros deben encontrarse incorporados en los libros de contabilidad correspondientes a ese período, con el fin de garantizar la integridad y trazabilidad de la información financiera.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Fuente:https://accounter.co/normatividad/libros-contables-de-notarias-concepto-ctcp-2026-111.html